Whistleblowing-Ombudsperson
gemäß HinSchG
Wie Unternehmen bei ihren Mitarbeitenden nachhaltig Vertrauen schaffen und durch optimalen Hinweisgeberschutz ihre Zukunft sichern.
Was ist eine Whistleblowing-Ombudsperson?
Whistleblowing-Ombudspersonen sind unabhängige Experten, die sich um Meldungen von hinweisgebenden Personen (Whistleblowern) in einer Organisation kümmern. In der Regel handelt es sich bei Whistleblowing-Ombudspersonen um Juristen bzw. Anwälte, die auf Compliance spezialisiert sind.
Wer braucht eine Whistleblowing-Ombudsperson?
Unternehmen und andere Organisationen mit 50 oder mehr Mitarbeitenden sowie Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern sind gesetzlich verpflichtet, Whistleblower besonders zu schützen. Dafür stellen die EU-Whistleblower-Richtlinie und das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz zahlreiche Vorgaben auf.
Eine der wichtigsten Maßnahmen ist die Schaffung interner Meldestellen, um Mitarbeitenden sichere Wege fürs Whistleblowing zu ermöglichen. Diese internen Meldestellen müssen durch unabhängige und fachkundige Personen betrieben werden. Dies können entsprechend qualifizierte Mitarbeitende sein, die dafür aber regelmäßig zu schulen sind. Jegliche Interessenskonflikte sind unbedingt zu vermeiden.
Aufgrund dessen ist es für die allermeisten Organisationen besser und einfacher, externe und dadurch neutrale Experten mit der Betreuung der internen Meldestelle zu beauftragen – sogenannte Whistleblowing-Ombudspersonen.
Was leistet eine Whistleblowing-Ombudsperson für Organisationen?
Eine Whistleblowing-Ombudsperson kümmert sich um den gesamten Prozess des internen Whistleblowings (vgl. vor allem § 11 HinSchG und § 17 HinSchG):
- Entgegennehmen von internen (namentlichen oder anonymen) Meldungen über Missstände,
- Prüfung der Meldung, ob der Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes eröffnet ist;
- Rechtliche Einschätzung zu den gemeldeten Verstößen im Rahmen des jeweiligen Compliance-Bereiches,
- Vertrauliche Kommunikation mit der hinweisgebenden Person, insbesondere zur Wahrung von gesetzlichen Fristen,
- Weiterleitung der Meldung samt Einschätzung an die zuständigen Stellen im Unternehmen,
- Einschaltung von Aufsichts- bzw. Strafverfolgungsbehörden,
- Rückmeldung an die hinweisgebende Person über geplante sowie bereits ergriffene Folgemaßnahmen,
- Rechtskonforme Dokumentation des gesamten Prozesses.
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Hinweisgebersystem (SaaS)
Unsere Whistleblowing-Ombudspersonen arbeiten mit dem Hinweisgebersystem von activeMind.cloud – einer spezialisierten SaaS-Lösung auf hochsicheren Servern in der EU.
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